Suite à la décision du PDG d’Atos Origin, Thierry Breton, de supprimer les courriels internes d’ici à trois ans pour ses employés, j’ai eu quelques discussions avec mes collègues sur leur et ma gestion des courriels.

Après les quelques discussions et mes propres réflexions, je vais vous donner ici ma vision des courriels, que ce soit en entreprise ou pour un usage privé.

Pour commencer, qu’est ce qu’un courriel ?

Le courriel, ou e-mail, est vieux de 46 ans : http://fr.wikipedia.org/wiki/Courrier_%C3%A9lectronique#Origines

Bien sûr, je vous passe les côtés techniques des courriels. Cependant, dans la définition de Wikipédia, on peut voir que les termes utilisés pour le courrier électronique sont les mêmes que pour le courrier classique : une adresse, un courrier, un envoi, une réception, une boîte aux lettres…

Les côtés techniques ne sont évidemment pas les mêmes, numérique oblige.

Problèmes liés au courrier électronique

Aujourd’hui, le courrier éle:-) ctronique n’est pas du tout vu comme le courrier classique. Qui n’a jamais reçu un coup de téléphone quelques minutes après avoir reçu un e-mail car l’on avait pas répondu dans la minute. Il faut comprendre que le courriel, tout comme le courrier classique n’est pas instantané. Pour cela, il y a les messageries instantanées. Il faut arrêter de prendre les systèmes de gestion des courriels pour de la messagerie instantanée.

Second problème, la gestion du courrier : les gens ont pris l’habitude, depuis quelques années déjà, d’avoir des boîtes mail avec un espace de stockage quasi-illimité (Il suffit de voir ce que propose Gmail). Cette non limitation de l’espace provoque le syndrome de garde-tout. En effet, combien de personnes gardent sur leur boîte mail, tous les courriers reçus. Par transposition, ils ne le font pas avec le courrier classique (Je nimagine même pas la taille des pièces consacrées aux archives :-) ). C’est exactement la même chose, mais de façon exponentielle avec les pièces jointes. Si nous pouvions faire la même chose avec les colis que nous recevons, c’est à dire, que nous copions les colis reçus pour les entreposer dans une pièce et ouvrir les autres, je ne vois pas où nous pourrions stocker tout cela.

Ma vision de la gestion des courriels

Personnellement, mais ce n’est que mon avis, je ne vois pas l’intérêt de conserver des courriels qui datent de plusieurs années. Je n’archive que les courriers les plus importants, pour ceux provenant des listes de diffusion, la plupart du temps, ces listes de diffusion ont des historiques, ce qui permet de retrouver des e-mails (assez) facilement.

Pour les pièces jointes, ma philosophie est simple : sauvegarder les pièces jointes utiles à mon travail ou à ma gestion personnel ou encore celles sur lesquelles je devrais travailler. C’est un peu comme les colis classiques. Je les ouvre, je stocke les éléments de ces colis. En aucun cas, je ne conserve un courriel avec une pièce jointe lorsque j’ai fini de traiter ce courrier électronique.

Résultat : une boîte mail qui ne dépasse pas les 50 Mo d’utilisation. Seulement les courriels non encore traités sont conservés. Pour ce qui est des pièces jointes, j’utilise une gestion documentaire pour me permettre de les retrouver facilement.

Quelques solutions

Je vais ici exposer quelques solutions assez simples à mettre en oeuvre.

La première, et sûrement la plus importante : l’éducation. En effet, il faut éduquer les gens à utiliser les bons outils au bon moment et au bon endroit. Il est inutile d’utiliser une messagerie instantanée pour s’envoyer des gros fichiers, pour cela, il est préférable d’utiliser des outils collaboratifs et des espace de partage. Inutile également d’utiliser les courriers électroniques si l’on veut une réponse rapide. Pour cela, mieux vaut utiliser le téléphone ou la messagerie instantanée.

La seconde, mais celle-ci passe nécessairement par la première : limiter l’espace de stockage des boîtes mail. Cette solution est simple mais très efficace si elle est mise en place en même temps que la première et en expliquant correctement aux utilisateurs le pourquoi du comment.

La troisième, mais qui est toutefois proche de la première, c’est de ne pas utiliser les courriels pour tout et n’importe quoi. Pour ce tenir au courant des actualités, il existe les flux RSS. Pour converser, il faut mettre en place une messagerie instantanée, mais il faut également respecter les statuts des personnes (quand quelqu’un définit son statut comme « Ne pas déranger », il ne faut pas attendre une réponse rapide, il ne faudrait même pas lui envoyer de messages).

Et surtout, ce n’est pas parce que le courrier électronique est gratuit pour tous (hors connexion Internet), qu’il faut l’utiliser pour envoyer des blagues, des diaporamas à la c** …

Bien sûr, n’hésitez pas à réagir si vous n’avez pas le même avis que moi sur le sujet.